Catering Personal finden: 7 praxisnahe Lösungen
Das Event ist gebucht, Menü und Abläufe sind abgestimmt, die Location ist organisiert — und dann meldet sich eine Krankmeldung. Oder zwei. Oder eine kurzfristige Absage. Und im Catering gibt es leider kaum Spielraum: Personalengpässe wirken sofort auf Ablauf, Servicequalität und schließlich auch auf die Gästezufriedenheit. Somit kann hier ein Mangel an Personal ein riesiges Loch in deinen Betrieb schlagen. Und das nicht zuletzt, weil sich Catering vom regulären Restaurantbetrieb deutlich unterscheidet: wechselnde Einsatzorte, variable Gästezahlen, lange Einsatzzeiten und häufige Wochenend- oder Feiertagsdienste. Deshalb braucht Personalmanagement für Events und Kantinen eigene, robuste Lösungen — nicht nur gute Vorsätze.
Warum Personalausfälle im Catering keine Ausnahme sind
Personalausfälle sind kein Zufall, sie sind oft systemisch: wechselnde Einsatzorte, körperliche Belastung, enge Zeitpläne und saisonale Spitzen machen Catering Mitarbeiter besonders anfällig. Selbst eingespielte Teams stehen unter Druck, weil jeder Ausfall sofort Lücken reißt. Das Problem ist nicht allein der Ausfall, sondern das Fehlen eines klaren Plans B.
Typische Situationen, die Caterer in Bedrängnis bringen…
Kurz vor dem Event
Wenn eine Schicht fehlt, bricht oft die gesamte Kette: Warenannahme, Mise-en-place, Servicebriefing — alles steht. In dieser Phase entscheidet sich, ob ein Event gelingt oder Hektik ausbricht.
Während laufender Veranstaltungen
Verzögerungen, längere Laufzeiten oder zusätzliche Gästewünsche führen schnell zu Engpässen. Ohne Reservekräfte leidet die Servicequalität.
Saisonspitzen & Großveranstaltungen
Weihnachtsgeschäft, Messezeiten, Festivals — wenn viele gleichzeitig Personal brauchen, ist der Markt schnell leergefegt. Wer hier nicht skaliert, verliert Gästewünsche und Reputation. Unsere Erfahrung zeigt übrigens: Ein regionaler Pool für Zeitarbeit im Catering reduziert Einarbeitungszeit und Reisekosten — ideal für wiederkehrende Großevents.
Warum „irgendwer springt schon ein“ kein Konzept ist
Kurzfristiges Improvisieren kostet: Qualität, Motivation und langfristig Mitarbeiter. Dauerhafte Reaktivität führt zu Überlastung des Stammpersonals und erhöht Fluktuation. Professionelle Caterer planen mit Puffern, nicht mit Hoffnung. Daher wird das Thema Catering Mitarbeiter zu finden leider meist zu spät angegangen, aber das muss nicht sein!
Wann externe Unterstützung strategisch Sinn macht
Wir vertreten die Einstellung, dass externe Unterstützung kein Zeichen von Versagen ist, sondern von professionellem Management. Denn eine solche Verstärkung lohnt sich besonders bei: kurzfristigen Ausfällen, saisonalen Spitzen, parallelen Events, neuen Eventformaten und Übergangsphasen. Entscheidend ist, dass externe Kräfte vorbereitet, eingearbeitet und auf Ihre Standards als professioneller Caterer abgestimmt sind.
Worauf Caterer beim Einsatz externen Personals achten sollten
Erfahrung im Eventumfeld, schnelle Einsatzfähigkeit, klare Kommunikation und die Fähigkeit, sich nahtlos in bestehende Teams einzufügen, sind meist viel wichtiger als „nur“ ein Lebenslauf. Das heißt natürlich nicht, dass du nicht auf rechtssichere Rahmenbedingungen, Hygienekenntnisse und Nachweise zur Qualifikation achten solltest. Häufig ist jedoch der Lebenslauf keine Garantie für einen passenden Mitarbeiter für Ihren Catering-Betrieb, sondern auch die genannten Softskills sollten bedacht sein.
7 praxiserprobte Hebel, wenn das Catering Personal fehlt
1) Szenarioplan statt Hoffnung
Ein Szenarioplan ist ein strategisches Werkzeug, welches vor allem im Catering oder bei Großveranstaltungen sehr nützlich sein kann. Bei einem solchen Plan machst du dir Gedanken um den Worst-Case, den Best-Case und den Average-Case – das bedeutet: Was kann im schlimmsten Fall passieren? Was kann im besten Fall passieren? Und was ist das wahrscheinlichste Szenario? Konkret kann dies für dein Catering bedeuten: Wer springt bei X Gästen ein? Ab welcher Gästezahl wird zusätzliches Personal angefordert? Welche Rollen sind kritisch? Genau solche Schwellenwerte schaffen Handlungssicherheit und machen Entscheidungen reproduzierbar.
2) Pool-System aufbauen
Auch wenn es natürlich häufig darum geht, aktuell neues Catering Personal zu finden, solltest du einen Pool an Bewerbern oder von Springern nie unterschätzen. So ist zum Beispiel ein gepflegter Pool aus eingearbeiteten Kräften immer Gold wert. Das können wiederkehrende Aushilfen sein, die aber nicht dauerhaft festangestellt sind oder Bewerber, die sich bereits beworben hatten als du jedoch noch nicht den nötigen Bedarf hattest.
3) Zeitarbeit & Vermittlung im Catering als planbarer Puffer
Catering Personal finden heißt nicht immer unbedingt eine feste Position zu schaffen. Du kannst auch beispielsweise Zeitarbeit im Catering wunderbar strategisch nutzen: für Spitzen, für Events und als Überbrückung bei Personalwechseln. Für all diese Fälle ist Zeitarbeit ein bewährtes Mittel. Wähle dabei unbedingt Partner, die Catering verstehen, AÜG-konform arbeiten und Personal liefern, das kurz einsetzbar ist und Abläufe kennt oder schnell lernt. Bei kurzfristigen Engpässen kann also oft die Zeitarbeit für das Catering dabei helfen, deine Qualität und Abläufe zu sichern und somit deine Wirtschaftlichkeit als Caterer zu optimieren.
4) Active Sourcing/Social Media Recruiting nutzen
Ein besonders moderner und nachhaltiger Weg ist das Active Sourcing um das benötigte Catering Personal zu finden. Du kannst also beispielsweise aktiv nach Profilen (Köche, Servicekräfte, Baristas) suchen und sprich Kandidaten persönlich ansprechen. Nutze dabei etablierte Netzwerke wie Xing oder LinkedIn für die direkte Ansprache. Für eine etwas breitere Ansprache kannst du aber auch Gastro-Foren oder facebook-Gruppen nutzen. Wenn du hingegen weniger Zeit hast, um aktiv zu suchen und mit vielen Kandidaten in Kontakt zu treten, kann Social Media Recruiting auch das Richtige für dich sein. Dort schaltest du Werbeanzeigen für deinen Cateringbetrieb, über den du deine offenen Stellen und dich als Arbeitgeber präsentierst. Social Media Ads kombiniert mit Kurzbewerbung sind oft ein schneller Weg, passiv suchendes Catering-Personal zu erreichen — mehr Infos dazu gibt es hier: Social Media Recruiting für die Gastronomie.
5) Standardisiertes Onboarding & Briefing
Wenn du zum Beispiel über Zeitarbeit externe Fachkräfte für dein Catering gebucht hast oder erfolgreich durch Social Media Recruiting eingestellt hast, kommt häufig eine weitere Hürde: Die Einarbeitung. Hierbei können einfache Einsatzdossiers mit Ablaufplan, Rollen, Allergiehinweisen, Pausenregelung und Dresscode ein absoluter Game-Changer sein und mögliche Fehler reduzieren. Ein kurzes Video oder eine Checkliste spart meist sehr viel Zeit und schafft Klarheit, sodass externe Kräfte oder Einsteiger schneller funktionieren.
6) Prozesse & Technik nutzen
Digitale Dienstpläne, Einsatz-Checklisten und Nachverfolgung von Einsätzen liefern Daten für dein Catering: Wie viele Kräfte pro 50 Gäste brauchst du wirklich? Wo brechen Abläufe regelmäßig? Besonders bei den planungsintensiven Einsätzen im Catering hilft es, regelmäßig zu dokumentieren und vor allem den Personalbedarf stets im Auge zu behalten. Das reduziert die Kosten und senkt das Risiko.
7) Catering Personal finden durch Ausbildung & Partnerschaften
Was viele vergessen: es gibt neben den fertig ausgebildeten Fach- und Hilfskräften auch immer noch viele Menschen, die aktuell eine Ausbildung in der Gastronomie absolvieren. Daher kann es ratsam sein, regelmäßig den Kontakt zu Berufsschulen zu suchen. Vielleicht lassen sich sogar Kooperationen schaffen. So könnten sie zum Beispiel Mini-Praktika anbieten oder Einstiegspfade für Quereinsteiger schaffen. Hier lohnt es sich, kreativ zu werden
Warum externes Personal über Zeitarbeit häufig günstiger ist
Viele Caterer scheuen sich noch davor, externes Personal über Zeitarbeit zu ordern. Denn die Kosten werden häufig überschätzt. Und keine Frage: externes Personal hat seine Kosten – aber keine Veranstaltung ist teurer als eine schlechte Durchführung deines Cateringbetrieb langfristig auslösen kann: verlorene Kunden, schlechte Bewertungen, überlastete Stammteams. Daher kann eine durchdachte Mischung aus Stammpersonal, Poolkräften und gezielter Zeitarbeit im Catering sich sehr schnell rechnen.
Catering Personal finden: Stabilität statt Panik
Catering Personal finden ist keine Glücksfrage, sondern eine Managemententscheidung: wer heute verlässlich Personal stellt, denkt in Szenarien, baut einen regionalen Pool und nutzt externe Partner gezielt als Puffer. Die Realität im Event- und Kantinenbetrieb: wechselnde Orte, enge Zeitfenster, saisonale Spitzen. Das verlangt Lösungen, die sofort funktionieren. Nur so bleibt die Servicequalität stabil, selbst wenn kurzfristig jemand ausfällt.
Unsere Erfahrung aus über 25 Jahren in der Gastronomie zeigt: die besten Ergebnisse erzielt, wer drei Dinge kombiniert: einen klaren Notfall- und Szenarioplan, einen eingespielten Pool an wiederkehrenden Kräften und verlässliche Partner aus der Zeitarbeit. Wird dies noch ergänzt um Active Sourcing und modernes Social Media Recruiting entsteht ein System, das kurzfristige Engpässe behebt und langfristig die Fluktuation senkt. Besonders wirkungsvoll ist dabei noch der Aufbau eines Bewerber-Pools, weil so Einarbeitungszeiten, Reisekosten und Ausfallrisiken minimiert werden.
Wichtig ist außerdem: Externe Unterstützung durch Zeitarbeit im Catering funktioniert nur, wenn sie vorbereitet ist. Standardisierte Briefings, kurze Onboarding-Dossiers und einfache digitale Prozesse stellen sicher, dass Servicekräfte, Eventköche oder Logistikteams schnell einsatzfähig sind und sich nahtlos einfügen. Das reduziert Fehler, schützt die Gästezufriedenheit und schont das Stammpersonal – und genau das ist die wirtschaftliche Grundlage dafür, dass sich Catering-Personallösungen langfristig rechnen.
Kurz gesagt: Wer wirklich erfolgreich Catering Personal finden will, setzt nicht auf kurze Lösungen, sondern ein System. Szenarioplan, regionaler Pool, gezielte Zeitarbeit, Active Sourcing und saubere Prozesse – das ist die Reihenfolge, die in der Praxis funktioniert. Wenn du diese Hebel konsequent einsetzt, wird Personalgewinnung planbar statt panisch — und dein nächstes Event bleibt ein Erlebnis, unabhängig davon, ob kurzfristig jemand fehlt oder nicht.
Autor: Max Palma
