Eine Stelle wird ausgeschrieben, Bewerbungen gehen ein und werden anschließend gesichtet – nach einem Interview wird dann entschieden, ob der Bewerber eine Zusage erhält oder ob ihm/ihr abgesagt wird. Für viele Recruiter und Personaler ein ganz bekannter Vorgang. Und auch wenn der Ablauf meist sehr ähnlich verläuft und simpel klingt, muss dabei Vieles beachtet werden und ein stimmiger Prozess greifen.
In diesem Beitrag zeigen wir dir daher die „Basics“ und einige Tipps und Tricks, wie du deinen Rekrutierungsprozess aufbauen und optimieren kannst. Diese sollen dir dabei helfen, Bewerbungen effizienter zu managen, geeignete Kandidaten zu finden und Fehlbesetzungen zu vermeiden.
Definition Rekrutierungsprozess
Im Personalbereich/HR wird der komplette Bereich der Personalakquise (also die Gewinnung von Personal) als Rekrutierungsprozess bezeichnet. Hier verschwimmen also die Begrifflichkeiten ein wenig und werden teilweise synonym mit dem Begriff „Recruiting“ verwendet. Aufgabe des Recruitings ist es, den benötigten Personalbedarf schnell und kostengünstig zu decken.
Angesichts des derzeit herrschenden Fachkräftemangels wird dieser Rekrutierungsprozess zunehmend zum Nadelöhr in vielen Unternehmen. Dies geht so weit, dass zwar Aufträge da sind, diese jedoch abgelehnt werden, da die entsprechenden Fachkräfte fehlen. Ganz besonders stark trifft dies die Mitarbeitergewinnung im Handwerk.
Die Möglichkeiten des Recruitings sind auch zunehmend komplexer geworden, da sich inzwischen auch digitale Möglichkeiten, wie z.B. das Social Media Recruiting hinzugekommen sind, die die Rekrutierungsprozesse von Unternehmen optimieren und attraktiver für Bewerber gestalten. Allerdings müssen diese neuen Möglichkeiten auch beherrscht und von den entsprechenden Personalverantwortlichen bedient werden.
Was gehört alles zum Recruiting-Prozess?
Um Kandidaten für dein Unternehmen zu finden, stehen dir mehrere interne und externe Optionen zur Verfügung. Einige davon sind optional und diese sollten abhängig von deiner Zielgruppe ausgewählt werden. Andere wiederum sind absolut notwendig. Wir haben dir hier die wichtigsten Elemente des klassischen Recruiting-Prozesses aufgelistet. Folgende gehört dazu:
- Das Erstellen einer Stellenanzeige: Hier startet alles und meist liegt hier auch ein großer initialer Anfang. Eine Stellenanzeige besteht aus einer konkreten Beschreibung der Stelle/Position und einer Arbeitsplatzbeschreibung. Meist wird diese von der jeweiligen Fachabteilung und der HR beschrieben, damit sowohl das Fachliche- als auch die Rahmenbedingungen passend beschrieben werden.
- Die Veröffentlichung der Stellenanzeige: Bei der Veröffentlichung gibt es bereits ein großes Spektrum an Möglichkeiten, worüber Stellenanzeigen „gestreut“ werden können – so kann diese auf der eigenen Website-, auf Jobbörsen oder auf Social Media veröffentlicht werden. Aber auch via Active Sourcing (z.B. über LinkedIn) kann diese Stellenanzeige gezielt an passende Kandidaten versendet werden. Mit dem fortschreitenden Entwicklung der digitalen Mittel, wachsen natürlich auch die Möglichkeiten der Veröffentlichung.
- Das Screening der Bewerber: Einen unverzichtbaren Bestandteil des Recruiting-Prozesses stellt das Screening der Bewerber dar. Dies wird in der Regel von der HR durchgeführt. Dabei können auch Tools zur Hilfe genommen werden, die Kandidaten filtern, sortieren und die Kommunikation mit ihnen erleichtern. Dies sind meist Bewerbermanagement-Tools, die cloudbasiert arbeiten. Diese ermöglichen es ebenfalls, Lebensläufe zu parsen oder andere wichtige Informationen der Kandidaten automatisch zu analysieren. Je nach Bedarf sind hier die Möglichkeiten schier unendlich – aber diese Bandbreite an Möglichkeiten lassen sich die Anbieter dieser Tools auch entsprechend vergüten.
- Das Führen von Bewerbungsgesprächen: Sind die Bewerber sortiert, gefiltert und gescreent stehen im nächsten Schritt die Bewerbungsgespräche an. Hierbei steht natürlich das Kennenlernen und die schlussendliche Auswahl des passenden Kandidaten im Vordergrund. Jedoch solltest du nicht unterschätzen, dass jedes Bewerbungsgespräch auch als eine Art Visitenkarte für dein Unternehmen dient. Bereite dich daher gut auf das Gespräch vor – dabei kann eine Struktur oder ein Leitfaden sehr hilfreich sein. Wenn du dafür eine Vorlage oder Inspiration benötigst, findest du hier eine gute Anleitung zum Führen von Bewerbungsgesprächen.
- Die Auswahl des passenden Bewerbers: Damit du den passenden Kandidaten für deine Position auswählen kannst, solltest du diesen im ersten Schritt bewerten (lassen). Ob diese Bewertung nur von dir als Personalverantwortliche/r kommt, oder auch von der entsprechenden Fachabteilung ist meist ganz individuell. Worauf du aber achten solltest, ist eine schnelle Bewertung bzw. ein schnelles Vorgehen an dieser Stelle, denn nichts kritisieren Bewerber mehr als lange Wartezeiten. Trotz dieser Schnelligkeit sollte dann auch noch eine hohe Professionalität gegeben sein. Das heißt für den Recruiting-Prozess: objektive Kriterien anlegen, die richtigen Kollegen einbinden, transparente Entscheidungen treffen.
- Die Vertragsunterzeichnung und das Onboarding: Bestenfalls hat der Kandidat zugesagt und du kannst mit der Vertragsunterzeichnung den Einstieg und das Onboarding vorbereiten. Da dies von besonders hoher Wichtigkeit ist, aber nicht mehr hier als Teil des Rekrutierungsprozess gilt, verweisen wir auf diesen ausführlichen Artikel zum Thema Onboarding.
Gründe, die für einen gut gestalteten Rekrutierungsprozess sprechen
Wir sehen es immer wieder in unserer täglichen Arbeit mit Unternehmen oder Dienstleistern – während die meisten Sales-Prozesse oder Werbemaßnahmen minutiös durchgeplant und strukturiert sind, wird das Rekrutierungsprozess häufig recht stiefmütterlich behandelt. Und das, obwohl hier eine Menge Potenzial liegt und einige Verbesserungen dieses Prozesses in viele Richtungen positiv ausstrahlen. Hier wollen wir daher die wichtigsten 4 Gründe für einen gut gestalteten Bewerbungsprozess auflisten:
Grund 1: Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
Unbesetzte Stellen führen in der Regel zu einer erhöhten Arbeitsbelastung des restlichen Teams. Dabei können bereits Tage, oder Wochen darüber entscheiden, ob die Stimmung durch Überlastung, Mehrarbeit oder Überstunden kippt und langfristig in einem Klima der allgemeinen Unzufriedenheit mündet. Wenn du also deinen Rekrutierungsprozess optimierst und dadurch schneller die passenden Mitarbeiter gewinnst, strahlt dies auch in das bestehende Team aus. Vermeide also durch einen gut gestalteten Prozess die Spirale aus Unzufriedenheit, sinkender Produktivität und (schlussendlich) Kündigung.
Grund 2: Schnelleres Wachstum
Man sagt ja immer so schön: ein Unternehmen ist immer nur so gut wie seine Mitarbeiter. Und da ist natürlich einiges dran, denn wenn dein Team dauerhaft unvollständig ist, dann wirkt sich dies natürlich auf den wirtschaftlichen Erfolg und das Wachstum des Unternehmens aus. Und dieser Punkt wird häufig im täglichen Chaos übersehen – denn mit jedem Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, verliert dein Unternehmen Geld und Wachstumspotenzial.
Grund 3: Du rüstest dich für den „War for Talents“
Qualifizierte Fachkräfte zu finden gleicht in vielen sind in vielen Branchen inzwischen der Suche nach der Nadel im Heuhaufen und wenn du diese Nadel gefunden hast (oder sie dich), solltest du besonders schnell handeln, denn Top-Kandidaten werden im Schnitt bereits innerhalb von 10 Tagen abgeworben. Daher hilft dir auch hier ein gut gestalteter Rekrutierungsprozess und rüstet dich für den War for Talents.
Grund 4: Positive Candidate Experience als Marketing
Wie bereits beschrieben, ist eine schnelle Rückmeldung an passende Kandidaten eine wichtige Komponente eines gut gestalteten Bewerbungsprozesses, denn sind wir mal ehrlich: Niemand wartet gerne lange auf eine Rückmeldung. In der Regel bevorzugen alle Kandidaten eine schnelle Zu- oder Absage. Und eine schnelle Rückmeldung erhöht nicht nur die Chance auf einen neuen passenden Mitarbeiter, sondern hat auch einen positiven „Marketingeffekt“ für dein Unternehmen. Denn eine schnelle und professionelle Rückmeldung hinterlässt für dein Unternehmen einen positiven Eindruck bei jedem Kandidaten. Und dieser wird sicherlich dem ein- oder anderen Bekannten davon erzählen. Somit wird deine positive Candidate Experience zu einer fast kostenlosen Marketingmaßnahme.
Rekrutierungsprozess aufsetzen: 7 Tipps zum Erfolg
Damit dein Rekrutierungsprozess nicht nur rein vom Ablauf zum Erfolg wird, sondern regelrechte Wellen schlägt, haben wir hier noch 7 Tipps, wie dein Prozess ein voller Erfolg wird. Und dies ist nicht nur theoretisches Wissen aus dem Lehrbuch, sondern Erkenntnisse aus unserer täglichen Praxis als Hamburger Personaldienstleister.
Tipp Nr.1: Starte mit deiner Arbeitgebermarke
Ein guter Rekrutierungsprozess startet nicht erst bei dem Stellenangebot oder in der Rekrutierung, sondern bereits viel früher – nämlich bei der Arbeitgebermarke. Hier wird quasi der Grundstock für eine positive Candidate Experience gelegt und generell der Bewerber angesprochen. Aber durch eine geschärfte Arbeitgebermarke können Bewerber auch einen Eindruck davon bekommen, was dein Unternehmen im Vergleich zu anderen Firmen ausmacht. Somit stellst du dein Unternehmen durch eine gut aufgebaute Arbeitgebermarke verkaufsstark, aussagekräftig und trennscharf auf.
Tipp Nr.2: Beziehe dein Team mit ein (Mitarbeiterempfehlung)
Häufig wird folgender Merksatz stark unterschätzt: „Die richtigen Leute kennen die richtigen Leute.“ Doch besonders in der heutigen Zeit ist er im Recruiting wichtiger denn je – Denn: Wenn bestehende Mitarbeiter potenzielle Bewerber aus ihrem Umfeld vorschlagen, ist dies für dein Unternehmen wirklich Gold wert. Diese Maßnahme ist nämlich günstig, schnell und sicher zugleich. Viele Unternehmen fördern diese Maßnahme und setzen daher auf ein sogenannte Mitarbeiterempfehlungsprogramme. Hierbei erhalten Mitarbeiter, die potenzielle Kandidaten empfehlen, einen Bonus, wenn die empfohlene Person eingestellt wird.
Tipp Nr.3: Nutze Social Media in deinem Recruiting
Dass die meisten großen und erfolgreichen Unternehmen inzwischen über aktive Social-Media-Profile verfügen sollte längst kein Geheimnis mehr sein, denn zum einen kann man über Instagram und Co. wunderbar die eigene Marke aufbauen, zum anderen stellen Social Media Plattformen heutzutage auch sehr gute Möglichkeiten im Recruiting dar und werden bereits seit einigen Jahren als eigenständiges Recruitingtool genutzt. Dies fällt unter den Begriff Social Media Recruiting und gewinnt weiterhin stark an Bedeutung, denn im Gegensatz zu klassischen Kanälen oder Jobbörsen erreichst du hier als Unternehmen auch passiv Suchende Bewerber, die gar nicht aktiv suchen, aber gezielt deine offenen Jobangebote ausgespielt bekommen.
Tipp Nr.4: Vereinfache deinen Bewerbungsprozess
In der heutigen Zeit wird alles schneller und unkomplizierter – der Amazon-Warenkorb ist schnell gefüllt und bezahlt oder die Pizza wird mit wenigen Klicks über Lieferando bestellt. Genau dieses Tempo sind wir nun mal als Nutzer gewohnt – trifft man dann jedoch auf einen Bewerbungsprozess mit langen Formularen, endlosen Upload-Möglichkeiten und zahlreichen Pflichtfeldern, sorgt das meist für Frust und Absprünge in der Bewerbung. Daher haben viele Unternehmen in den letzten Jahren damit angefangen, ihren Bewerbungsprozess zu vereinfachen. Und wir können aus eigener Erfahrung bestätigen: ein kurzes und niedrigschwelliges Formular ist ein echter Gamechanger – versuche also deinen Bewerbungsprozess soweit es geht unkompliziert und niedrigschwellig zu gestalten und die Bewerber werden es dir danken.
Tipp Nr.5: Optimiere das Format deiner Stellenanzeige
Wer einen guten Fisch an der Angel haben will, sollte auch den passenden Köder verwenden. Okay zugegeben, diesen Spruch haben wir uns gerade selbst ausgedacht, aber eigentlich passt er ganz gut für Gestaltung einer Stellenanzeige. Denn diese sollte sich durch zwei Kriterien auszeichnen: Erstens sollte sie möglichst simpel und verständlich sein, damit diese auch nicht abschreckend wirken können. Zweitens sollten Benefits und Bedingungen immer recht weit oben stehen. Das hat den Hintergrund, dass die meisten Fachkräfte beim Blick auf Stellenangebote ja vorher schon gut wissen, was ihre Aufgaben sind.
Und sind wir mal ehrlich – meist sind diese ja auch ziemlich ähnlich. Wenn du dich nun aber von deiner Konkurrenz abheben möchtest, solltest du dies mit Fakten zu dir als Arbeitgeber tun oder mit deinen Benefits. Wir haben dies schon mit vielen unserer Kunden in einem A/B-Test verglichen und es haben immer die Stellenanzeigen besser performt, die ihre Benefits prominent ganz oben genannt haben.
Überleg dir also im Vorfeld: Was hebt dein Unternehmen von Konkurrenten ab? Was könnt ihr euren Mitarbeitern bieten? Auch hier kommt wieder eine starke Arbeitgebermarke zum Tragen.
Tipp Nr.6: Nutze ein Bewerbermanagementsystem
Ein Bewerbermanagement System (kurz auch ATS “Applicant Tracking System” genannt) trägt maßgeblich dazu bei, deinen Rekrutierungsprozess zu optimieren und deutlich zu beschleunigen. Mit einem ATS-System hast du nämlich stets einen guten Überblick über deine Kandidaten, kannst dir Erinnerungen einstellen, Kandidaten filtern und jedem einzelnen einen Status vergeben. Meist ist ein solches System schon bei wenigen offenen Vakanzen bereits sein Geld wert und verleiht deinem Recruiting einen richtigen Boost.
Tipp Nr.7: Befrage deine Kandidaten nach Ihrer Candidate-Experience
Wenn du bereits dabei bist und alle 6 Tipps integrieren willst, solltest du den siebten unter keinen Umständen verpassen. Denn hier kannst du deinen gesamten Prozess auf Herz und Nieren testen und dir ein ehrliches Feedback geben lassen. Daher empfehlen wir immer, dass man den Bewerber im Nachgang zum Bewerbungsprozess befragen sollte. Dies kannst du etwa über ein anonymes Befragungstool oder über Kununu, Google etc. Meist sehen nämlich Kandidaten mögliche Schwachpunkte und haben auch Vergleichswerte von Mitbewerbern, die dir möglicherweise nie aufgefallen wären.
Wichtig dabei: Befrage immer möglichst alle Kandidaten- sowohl die, die eingestellt wurden als auch die, die abgelehnt wurden oder abgelehnt haben. So kannst du dir das ehrlichste und beste Feedback zu deiner Candidate-Experience und deinem Rekrutierungsprozess holen.
Fazit: Ein guter Rekrutierungsprozess ist heute kein „Nice-to-have“ mehr
Ein durchdachter Rekrutierungsprozess ist längst weit mehr als nur die organisatorische Abfolge von Stellenanzeige, Bewerbungsgespräch und Einstellung. Er ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen, die in Zeiten von Fachkräftemangel, steigendem Wettbewerbsdruck und veränderten Bewerbererwartungen nicht den Anschluss verlieren wollen. Denn je klarer, schneller und professioneller dein Prozess aufgebaut ist, desto höher ist die Chance, passende Kandidaten zu gewinnen, Fehlbesetzungen zu vermeiden und vakante Stellen nachhaltig zu besetzen.
Gleichzeitig wirkt ein guter Recruiting-Prozess weit über die eigentliche Personalgewinnung hinaus und dies erleben wir immer wieder sowohl mit unseren Kunden im Social Media Recruiting als auch in unserem Kerngeschäft der Personaldienstleistung/Zeitarbeit. Er entlastet bestehende Teams, stärkt deine Arbeitgebermarke, verbessert deine Candidate Experience und kann somit sogar zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Gerade in einem Markt, in dem qualifizierte Bewerber oft zwischen mehreren Angeboten wählen können, entscheidet häufig nicht nur das Gehalt oder die Position, sondern auch der Weg dorthin. Wer es schafft, Bewerbern ein unkompliziertes, wertschätzendes und professionelles Erlebnis zu bieten, punktet nicht nur bei neuen Talenten, sondern stärkt auch langfristig sein Image als Arbeitgeber.
Wichtig ist dabei vor allem eines: Es gibt nicht den einen perfekten Prozess für jedes Unternehmen. Aber es gibt klare Prinzipien, an denen du dich orientieren kannst. Eine starke Arbeitgebermarke, einfache Bewerbungswege, schnelle Rückmeldungen, moderne Recruiting-Kanäle und ein sauber strukturiertes Bewerbermanagement bilden die Grundlage für nachhaltigen Erfolg. Wenn du zusätzlich regelmäßig Feedback von Kandidaten einholst und deinen Prozess immer wieder kritisch hinterfragst, schaffst du ein Recruiting-System, das nicht nur heute funktioniert, sondern auch in Zukunft tragfähig bleibt.
Unterm Strich gilt also: Wer Recruiting strategisch denkt und den Rekrutierungsprozess aktiv optimiert, besetzt nicht nur schneller offene Stellen, sondern baut sich Schritt für Schritt einen echten Vorteil im Kampf um qualifizierte Mitarbeiter auf. Genau darin liegt heute der Unterschied zwischen Unternehmen, die dauerhaft nach Personal suchen – und jenen, die passende Bewerber systematisch für sich gewinnen.
