Personalakquise: So erreichen und überzeugen Sie passende Kandidaten

Autor: Max Palma

Personalakquise umfasst alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen neue Mitarbeitende gewinnen. Dazu gehören klassische Stellenanzeigen, Mitarbeiterempfehlungen, Karriereseiten, Personalvermittlung, Zeitarbeit, Active Sourcing und moderne digitale Maßnahmen wie Social Media Recruiting.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels reicht es für viele Unternehmen nicht mehr aus, eine Stelle auszuschreiben und auf passende Bewerbungen zu warten. Erfolgreiche Personalakquise bedeutet heute, die richtigen Menschen gezielt anzusprechen, Bewerbungshürden zu senken und verschiedene Kanäle sinnvoll miteinander zu kombinieren.

Was bedeutet Personalakquise?

Personalakquise bezeichnet die Gewinnung potenzieller Mitarbeiter für ein Unternehmen. Die Begriffe Personalgewinnung, Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterakquise werden häufig ähnlich verwendet. Eine überall verbindliche Abgrenzung gibt es nicht.

Dieser Beitrag konzentriert sich auf die aktive Kandidatengewinnung: Wie erreichen und überzeugen Sie passende Menschen, die sich bislang nicht bei Ihnen bewerben?

Den übergeordneten Überblick zu Maßnahmen, Planung und Erfolgskontrolle finden Sie in unserem Ratgeber zur Mitarbeitergewinnung.

Aktive und passive Personalakquise

Bei einer eher passiven Vorgehensweise veröffentlichen Sie beispielsweise eine Stellenanzeige und warten auf Bewerbungen. Bei einer aktiven Vorgehensweise bringen Sie Ihr Angebot gezielt zur Zielgruppe: durch persönliche Ansprache, bezahlte Social-Media-Anzeigen oder Empfehlungen aus dem Team.

Beide Ansätze lassen sich kombinieren. Eine gut erklärte Stelle auf Ihrer Website kann beispielsweise das Ziel einer Social-Recruiting-Kampagne sein. Die Kampagne erzeugt Aufmerksamkeit; die Seite liefert die Informationen für die nächste Entscheidung.

Aktive Ansprache bedeutet dabei nicht, dass die angesprochene Person wechseln möchte. Zunächst geht es darum, herauszufinden, ob die Aufgabe und die Bedingungen überhaupt interessant sein könnten.

Welche Kandidaten wollen Sie erreichen?

Bevor Sie einen Kanal auswählen, brauchen Sie ein brauchbares Stellenprofil. „Wir suchen motivierte Mitarbeiter“ reicht dafür nicht aus. Die Formulierung erklärt weder die Aufgabe noch, für wen sie passen könnte.

Halten Sie mindestens fest:

• Welche Aufgaben übernimmt die Person im Arbeitsalltag?
• Welche Qualifikation ist zwingend erforderlich?
• Welche Kenntnisse lassen sich nach der Einstellung vermitteln?
• Wo findet die Arbeit statt und welche Arbeitszeiten sind vorgesehen?
• Welche Bedingungen können Sie konkret anbieten?
• Wer könnte die Aufgabe übernehmen, obwohl die bisherige Berufsbezeichnung anders lautet?

Trennen Sie notwendige Anforderungen von Wünschen. Ein zu enges Profil kann geeignete Menschen ausschließen. Ein zu allgemeines Profil erzeugt dagegen Kontakte, die Sie später aufwendig aussortieren müssen.

Ein hilfreiches Stellenprofil beschreibt, wer die Aufgabe ausführen kann, was diese Person erwartet und warum sich ein Gespräch für sie lohnen könnte.

Zielgruppeninterview mit konkreten Fragen

Sprechen Sie mit Mitarbeitern, die eine vergleichbare Tätigkeit ausüben. Ergänzen Sie nach Möglichkeit die Perspektive kürzlich eingestellter Kollegen. Solche Gespräche liefern Anhaltspunkte für Ihre Ansprache; sie ersetzen keine Prüfung der späteren Kampagnenergebnisse.

Diese Fragen helfen:

1. Was hat Sie damals dazu gebracht, über einen Arbeitgeberwechsel nachzudenken?
2. Welche Informationen wollten Sie vor einem ersten Gespräch unbedingt wissen?
3. Was hätte Sie davon abgehalten, sich bei uns zu melden?
4. Welche Arbeitsbedingungen sind Ihnen heute besonders wichtig?
5. Welcher Vorteil klingt in Stellenanzeigen gut, bringt Ihnen im Alltag aber wenig?
6. Was unterscheidet Ihren Arbeitsalltag hier von früheren Arbeitgebern?
7. Wo würden Sie auf ein interessantes Stellenangebot aufmerksam werden?
8. Wie würden Sie einem Kollegen erklären, warum sich ein Gespräch mit uns lohnt?
9. Welche Frage zur Stelle hören Sie von anderen besonders häufig?
10. Welcher erste Kontakt wäre für Sie unkompliziert: Telefon, Formular oder eine andere Möglichkeit?

Fragen Sie nach Beispielen. Hinter „gutes Team“ kann ein verlässlicher Ansprechpartner, Unterstützung bei schwierigen Aufgaben oder eine faire Aufgabenverteilung stehen. Diese Unterschiede sind für die Ansprache wesentlich.

Wechselmotive in konkrete Aussagen übersetzen

Die Beispiele sind Formulierungsvorlagen. Verwenden Sie nur Aussagen, die für die jeweilige Stelle zutreffen und intern bestätigt sind.

Social Ads, Direktansprache oder Empfehlungen?

Wenn Sie Möglichkeiten der Mitarbeiterakquise vergleichen, sollten Sie vom Stellenprofil und der Erreichbarkeit Ihrer Zielgruppe ausgehen. Ein Kanal ist dann sinnvoll, wenn Sie dort passende Menschen erreichen und einen geeigneten nächsten Schritt anbieten können.

Social Ads für die Personalakquise

Social Ads können Menschen auf eine Stelle aufmerksam machen, während sie eine soziale Plattform nutzen. Sie müssen dafür nicht bereits nach Ihrem Unternehmen oder nach einem neuen Job suchen.

Damit aus Aufmerksamkeit ein passender Kontakt entsteht, müssen sich geeignete Personen im Angebot wiedererkennen. Dafür sind die Inhalte der Anzeige entscheidend: Berufsbezeichnung, Standort, Aufgaben, Bedingungen und notwendige Qualifikationen.

Auch eine technisch eingegrenzte Ausspielung garantiert keine fachlich passenden Bewerbungen. Planen Sie deshalb kurze Qualifikationsfragen und eine aussagekräftige Zielseite ein.

Wie diese Bausteine zusammenspielen, erklären wir im Beitrag zum Ablauf von Social Media Recruiting.

Direktansprache mit einem konkreten Bezug

Bei der Direktansprache recherchieren Sie potenziell geeignete Personen und sprechen sie individuell auf die Aufgabe an.

Eine gute Nachricht beantwortet drei Fragen: Warum schreiben Sie gerade dieser Person? Was ist an der Aufgabe möglicherweise interessant? Und wie unverbindlich ist der nächste Schritt?

Vermeiden Sie austauschbare Nachrichten, die nur den Namen wechseln. Ein konkreter beruflicher Bezug ist hilfreicher als die allgemeine Behauptung, jemand passe „perfekt“ zur Stelle.

Empfehlungen aus dem eigenen Team

Mitarbeiter können Ihr Angebot in ihrem beruflichen Umfeld weitergeben. Damit das funktioniert, brauchen sie eine verständliche Beschreibung der Stelle und einen einfachen Kontaktweg.

Geben Sie Ihrem Team beispielsweise einen kurzen Text mit Berufsbezeichnung, Standort, wichtigsten Bedingungen und Ansprechpartner. So müssen Kollegen die Stelle nicht selbst erklären oder offene Fragen beantworten.

Fragen Sie nach einer möglichen Weitergabe des Angebots. Die Kontaktdaten anderer Personen sollten Sie nicht ungefragt einsammeln.

Wie formulieren Sie eine überzeugende Ansprache?

Eine Ansprache sollte der angesprochenen Person helfen, die Relevanz des Angebots schnell einzuschätzen.

Eine praktische Reihenfolge lautet:

1. Aufgabe und Ort: Welche Position ist wo zu besetzen?
2. Relevanter Vorteil: Welche konkrete Bedingung könnte für die Zielgruppe interessant sein?
3. Einordnung: Welche Anforderungen und Aufgaben gehören dazu?
4. Nächster Schritt: Wie kann die Person offene Fragen klären?

Formulierungen wie „attraktive Vergütung“, „spannende Aufgaben“ und „familiäres Team“ bleiben ohne Erklärung vage. Nennen Sie nach Möglichkeit die Vergütung, typische Aufgaben und konkrete Formen der Zusammenarbeit.

Beispiel für eine Social Ad in der Pflege

Fiktive Vorlage. Ersetzen Sie die Platzhalter durch tatsächliche Angaben.

Pflegefachkraft in [Ort]: Sie möchten vor einem Wechsel wissen, wie Dienstplanung und Arbeitszeiten aussehen?

Bei [Arbeitgeber] arbeiten Sie in [Bereich] mit [konkretem Arbeitszeitmodell]. Für die Position benötigen Sie [erforderliche Qualifikation]. Die Vergütung beträgt [Spanne und Bezugsgröße].

Lernen Sie die Stelle kennen und stellen Sie Ihre Fragen. Hinterlassen Sie über [Kontaktweg] Ihre Kontaktdaten und ein Zeitfenster für einen Rückruf.

Die Ansprache macht Bedingungen sichtbar, die eine erste Entscheidung ermöglichen. Weitere branchenspezifische Ansätze finden Sie in unserem Beitrag zur Personalgewinnung in der Pflege.

Beispiel für eine persönliche Direktansprache

Fiktive Vorlage für eine handwerkliche Position. Verwenden Sie nur einen beruflichen Bezug, den Sie tatsächlich nachvollziehen können.

Guten Tag [Name],

ich bin auf Ihre berufliche Erfahrung mit [konkretem Tätigkeitsbereich] aufmerksam geworden. Wir suchen für [Arbeitgeber] in [Ort] eine Person für [Aufgabe].

Interessant könnte für Sie sein, dass [konkrete Bedingung, etwa Einsatzgebiet oder Arbeitszeit]. Zum Aufgabenbereich gehören [zwei wesentliche Tätigkeiten].

Falls ein Wechsel grundsätzlich infrage kommt: Wäre ein kurzer Austausch über Aufgabe, Bedingungen und Ihre Vorstellungen interessant?

Beste Grüße
[Name und Funktion]

Die Nachricht behauptet keine Wechselbereitschaft. Sie gibt genügend Informationen, um über einen Austausch zu entscheiden.

Beispiel für eine Mitarbeiterempfehlung

Fiktive Vorlage zur freiwilligen Weitergabe.

Wir suchen eine medizinische Fachangestellte oder einen medizinischen Fachangestellten für [Praxis] in [Ort].

Die Aufgaben umfassen [Aufgaben]. Vorgesehen sind [Arbeitszeitmodell] und [konkrete weitere Bedingung].

Kennst du jemanden, für den das interessant sein könnte? Du kannst diesen Text und den Kontakt zu [Ansprechpartner, Kontaktweg] gern weitergeben. Die Person kann sich zunächst mit Fragen zur Stelle melden.

Wie gewinnen Sie Menschen, die gerade keinen Job suchen?

Wer nicht aktiv sucht, hat möglicherweise noch keinen aktualisierten Lebenslauf und möchte zunächst nur wissen, ob sich ein Wechsel lohnen könnte. Ein umfangreicher Bewerbungsprozess kann für diesen frühen Zeitpunkt eine hohe Hürde sein.

Bieten Sie einen überschaubaren Erstkontakt an. Erklären Sie, welche Angaben Sie dafür benötigen, wer sich meldet und wie es anschließend weitergeht.

Ein kurzes Kontaktformular kann beispielsweise enthalten:

• Name und bevorzugter Kontaktweg;
• Qualifikation oder relevante Berufserfahrung;
• gewünschter Arbeitsumfang;
• Erreichbarkeit für ein erstes Gespräch.

Beschränken Sie die Fragen auf das, was Sie für diesen Schritt wirklich benötigen. Wenn ein bestimmter Abschluss zwingend erforderlich ist, sollte das vor der Kontaktaufnahme erkennbar sein.

Weitere Ansätze behandelt unser Ratgeber zum Gewinnen passiver Kandidaten.

Checkliste für die Personalakquise vom Stellenprofil bis zum Erstkontakt

1. Stellenprofil festlegen

Beschreiben Sie Aufgaben, Arbeitsort, Arbeitszeiten und notwendige Qualifikationen. Kennzeichnen Sie Anforderungen, bei denen Einarbeitung möglich ist.

Ergebnis: Ein Profil, mit dem Recruiting und Fachbereich dieselbe Zielgruppe meinen.

2. Zielgruppe befragen

Führen Sie Gespräche mit Mitarbeitern in vergleichbaren Rollen. Sammeln Sie Wechselmotive, Informationsbedarf und mögliche Einwände.

Ergebnis: Eine begründete Annahme darüber, welche Aussagen für die Zielgruppe relevant sein könnten.

3. Angebot konkretisieren

Prüfen Sie, welche Bedingungen verbindlich gelten. Klären Sie offene Fragen zu Vergütung, Einsatzort, Arbeitszeit und Einarbeitung vor dem Start.

Ergebnis: Aussagen, die Sie in Anzeigen und Gesprächen gleichermaßen verwenden können.

4. Kanal und Ansprache auswählen

Entscheiden Sie, ob Social Ads, Direktansprache, Empfehlungen oder eine Kombination zum Profil passen. Stimmen Sie die Ansprache auf den jeweiligen Kontaktweg ab.

Ergebnis: Ein begründeter Ausgangspunkt für die Kandidatengewinnung.

5. Kontaktweg vorbereiten

Prüfen Sie die Stelleninformationen auf dem Smartphone. Testen Sie Formular, Kontaktdaten und Weiterleitung an den zuständigen Ansprechpartner.

Ergebnis: Interessierte können sich melden und verstehen den nächsten Schritt.

6. Erstkontakt organisieren

Legen Sie fest, wer eingehende Kontakte bearbeitet. Definieren Sie intern eine Rückmeldefrist, die Sie zuverlässig einhalten können.

Ergebnis: Neue Kontakte haben einen Verantwortlichen und gehen im Tagesgeschäft nicht unter.

7. Ergebnisse prüfen und nachsteuern

Dokumentieren Sie, welche Kontakte fachlich passen, erreichbar sind und ein Gespräch führen möchten. Ändern Sie bei Bedarf Angebot, Ansprache, Kanal oder Kontaktprozess.

Ergebnis: Sie verbessern die Personalakquise anhand der tatsächlichen Kontakte.

Was gehört in das erste Gespräch?

Das erste Gespräch soll klären, ob Aufgabe und Erwartungen zusammenpassen. Dafür brauchen beide Seiten Gelegenheit, Fragen zu stellen.

Ein einfacher Gesprächseinstieg lautet:

„Danke für Ihr Interesse an der Stelle als [Position]. Passt es gerade für ein kurzes Gespräch? Ich würde Ihnen zunächst die Aufgabe und die Bedingungen erklären und anschließend gern hören, was Ihnen bei einer neuen Stelle wichtig wäre.“

Klären Sie anschließend:

• Welche Aufgaben und Rahmenbedingungen bietet die Stelle?
• Welche Qualifikation und Erfahrung bringt die Person mit?
• Was wäre für einen möglichen Wechsel entscheidend?
• Passen Arbeitsort, Arbeitsumfang und Arbeitszeiten?
• Welcher nächste Schritt ist für beide Seiten sinnvoll?

Vereinbaren Sie den nächsten Schritt konkret. Dazu gehören ein Ansprechpartner, ein Termin oder eine Rückmeldung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Wie Sie den weiteren Ablauf organisieren, lesen Sie im Beitrag zum Aufsetzen eines Recruiting-Prozesses.

Woran erkennen Sie erfolgreiche Personalakquise?

Die Zahl der Kontakte allein reicht als Bewertung nicht aus. Entscheidend ist, ob geeignete Menschen erreicht werden und daraus Gespräche sowie Einstellungen entstehen.

Definieren Sie vorab, wann ein Kontakt als geeignet zählt. Sonst lassen sich Ergebnisse zwischen Kanälen und Zeiträumen kaum sinnvoll vergleichen.

Berücksichtigen Sie neben Werbeausgaben auch Recherche, Kommunikation und internen Bearbeitungsaufwand. Hintergründe dazu finden Sie im Ratgeber zu Recruiting-Kosten.

Personalakquise mit einem konkreten Angebot starten

Der erste Schritt ist ein Stellenangebot, das passende Menschen verstehen und bewerten können. Klären Sie dafür Aufgaben, Bedingungen und Anforderungen. Wählen Sie anschließend den Kontaktweg und organisieren Sie die Rückmeldung.

Wenn Sie Social Recruiting für Ihre Personalakquise einsetzen möchten, erfahren Sie auf unserer Seite zu Social Media Recruiting mehr über das Angebot von uns.

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