Personalmangel Kita: Die Situation spitzt sich zu…
Der Personalmangel in Kitas ist für viele Träger und Leitungen längst Alltag. Offene Stellen bleiben unbesetzt, Krankheitsausfälle lassen sich kaum auffangen und das vorhandene Team arbeitet dauerhaft an seiner Belastungsgrenze.
Und diese Situation kann schnell zu einer Abwärtsspirale führen: Weniger Personal bedeutet mehr Arbeit für das Team. Die steigende Belastung führt wiederum zu weiteren Ausfällen oder Kündigungen.
Wie ernst die Lage ist, zeigt die DKLK-Studie 2025: 52 Prozent der befragten Kita-Leitungen arbeiteten im vorherigen Jahr regelmäßig mit weniger Personal, als für die Aufsicht vorgesehen war. Fast 60 Prozent gaben außerdem an, dass sich der Personalmangel weiter verschärft habe.
Den allgemeinen Fachkräftemangel können einzelne Einrichtungen nicht lösen. Es gibt aber konkrete Maßnahmen, mit denen Kitas ihr Team entlasten und langfristig neue Mitarbeitende gewinnen können und diese wollen wir Ihnen hier zeigen.
1. Wichtig: Kurzfristigen und langfristigen Bedarf unterscheiden
Ein Krankheitsausfall für drei Wochen benötigt eine andere Lösung als eine dauerhaft unbesetzte Stelle.
Klären Sie deshalb zunächst:
- Welche Qualifikation wird benötigt?
- Ab wann fehlt die Person?
- Für welchen Zeitraum besteht der Bedarf?
- Welche Arbeitszeiten müssen abgedeckt werden?
- Wird kurzfristige Unterstützung oder eine Festanstellung benötigt?
Für kurzfristige Ausfälle sollte die Einrichtung nicht erst am Morgen der Krankmeldung überlegen, welche Schritte zulässig und notwendig sind. Ein vorab abgestimmter Notfallplan bei Personalmangel in der Kita schafft klare Zuständigkeiten, Eskalationsstufen und Kommunikationswege. Bei einem akuten Engpass kann aber auch Zeitarbeit in der Pädagogik das vorhandene Team vorübergehend entlasten. Geht es um eine dauerhafte Stelle, sind Personalvermittlung oder eigenes Recruiting häufig die passenderen Wege.
2. Arbeitsbedingungen Ihrer Kita konkret kommunizieren
„Ein tolles Team“, „abwechslungsreiche Aufgaben“ und „eine wertschätzende Atmosphäre“ stehen mittlerweile in fast jeder Stellenanzeige. Für einen Arbeitgeberwechsel reichen solche Aussagen selten aus.
Pädagogische Fachkräfte möchten wissen, wie der Arbeitsalltag wirklich aussieht:
- Wann werden Dienstpläne veröffentlicht?
- Werden Arbeitszeitwünsche berücksichtigt?
- Wie werden Krankheitsausfälle aufgefangen?
- Gibt es feste Vorbereitungs- und Teamzeiten?
- Welche Fortbildungen werden unterstützt?
- Sind Vollzeit und Teilzeit möglich?
Je konkreter eine Kita ihre Arbeitsbedingungen beschreibt, desto besser können Interessierte beurteilen, ob die Stelle zu ihrem Leben und ihren Vorstellungen passt.
Ob Dienstplanung, Aufgabenverteilung und Vorbereitungszeiten im Alltag tatsächlich funktionieren, lässt sich am besten gemeinsam mit dem bestehenden Team beurteilen. Regelmäßige Mitarbeitergespräche in der Kita helfen dabei, Belastungen früh zu erkennen und konkrete Verbesserungen zu vereinbaren.
3. Kita-Stellenanzeigen aus Bewerbersicht schreiben
Viele Stellenanzeigen bestehen hauptsächlich aus Anforderungen. Was Ihre Kita selbst bietet, erscheint dagegen erst weit unten.
Eine gute Ausschreibung sollte früh beantworten:
- Was ist das Besondere an der Stelle?
- Welche Arbeitszeiten sind möglich?
- Mit welcher Altersgruppe wird gearbeitet?
- Wie unterstützt die Einrichtung ihr Team?
- Wie einfach kann man Interesse zeigen?
Vermeiden Sie überlange Anforderungskataloge. Nicht jede wünschenswerte Erfahrung muss zur zwingenden Voraussetzung werden.
Weitere Möglichkeiten der Personalsuche zeigen wir in unserem Beitrag zum Thema Erzieherinnen und Erzieher finden.
4. Personalmangel Kita: Wechselbereite Fachkräfte erreichen
Viele pädagogische Fachkräfte suchen nicht aktiv auf Jobbörsen, sind aber grundsätzlich offen für einen Wechsel. Über soziale Netzwerke können Kitas genau diese Menschen erreichen. Unsere Social Recruiting Agentur entwickelt dafür zielgruppengerechte Kampagnen und sorgt für einen möglichst einfachen Bewerbungsprozess.
Durch Social Media Recruiting werden offene Stellen gezielt über Plattformen wie Facebook und Instagram sichtbar gemacht. Interessierte Personen gelangen anschließend auf eine einfache Bewerberseite, auf der sie sich ohne Anschreiben und komplizierte Unterlagen melden können.
Wichtig sind dabei:
- eine klare Arbeitgeberbotschaft,
- konkrete Arbeitsbedingungen,
- authentische Bilder oder Videos,
- eine regionale Ausspielung,
- und ein einfacher Bewerbungsprozess.
Dass dieser Weg funktionieren kann, zeigt die WFE gGmbH: Mit einer Social-Media-Recruiting-Kampagne von mega3 Digital konnte die Einrichtung innerhalb von zwei Monaten drei qualifizierte Fachkräfte gewinnen und einstellen.
5. Bewerbungen vereinfachen und schnell reagieren
Die erste Kontaktaufnahme muss noch keine vollständige Bewerbung sein.
Für den Anfang reichen häufig:
- Name und Kontaktdaten,
- vorhandene Qualifikation,
- gewünschte Arbeitszeit,
- möglicher Starttermin,
- und der bevorzugte Einsatzbereich.
Lebenslauf und Zeugnisse können später angefordert werden. Zunächst geht es darum, möglichst unkompliziert ins Gespräch zu kommen.
Anschließend zählt Geschwindigkeit. Interessierte Fachkräfte sollten möglichst innerhalb von 24 bis 48 Stunden eine persönliche Rückmeldung erhalten. Wer mehrere Tage wartet, riskiert, dass die Person bereits mit einer anderen Einrichtung gesprochen hat.
Welche Lösung passt bei Ihrem Personalmangel in der Kita?
| Situation | Mögliche Lösung |
|---|---|
| Kurzfristiger Krankheitsausfall | Zeitarbeit |
| Urlaubszeit oder vorübergehender Mehrbedarf | Zeitarbeit |
| Eine feste Stelle soll besetzt werden | Personalvermittlung |
| Stellenanzeigen erzeugen kaum Bewerbungen | Social Media Recruiting |
| Kurzfristige und langfristige Probleme bestehen gleichzeitig | Kombination mehrerer Lösungen |
Durch gezieltePersonalvermittlung in der Pädagogik können Kitas dauerhaft neue Mitarbeitende einstellen. Social Media Recruiting eignet sich besonders, wenn langfristig mehr Sichtbarkeit und ein regelmäßiger Zugang zu wechselbereiten Fachkräften aufgebaut werden sollen.
Fazit: Gegen Personalmangel hilft keine einzelne Maßnahme
Der Fachkräftemangel in Kitas wird nicht durch eine einzelne Stellenanzeige verschwinden. Trotzdem können Träger und Leitungen ihre Chancen auf passende Bewerbungen deutlich verbessern.
Entscheidend sind konkrete Arbeitsbedingungen, eine verständliche Arbeitgeberbotschaft, geringe Bewerbungshürden und eine schnelle persönliche Rückmeldung.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt vom konkreten Bedarf ab: Zeitarbeit kann kurzfristig entlasten, Personalvermittlung bei einer festen Besetzung unterstützen und Social Media Recruiting neue Zielgruppen erschließen.
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Wir von mega3 unterstützen Kitas und pädagogische Einrichtungen seit über 25 Jahren bei ihren Personalfragen. In einem unverbindlichen Gespräch prüfen wir gemeinsam, ob für Ihre Situation kurzfristige Unterstützung, eine dauerhafte Personalvermittlung oder gezieltes Social Media Recruiting sinnvoll ist.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welcher Weg zu Ihrer Kita passt:
